Das Briefing – Alle Infos inkl. kostenloser Vorlage

Das Briefing - Alle Infos inklusive kostenloser Vorlage

Ein Briefing ist eine kurze Einführung vor einem Ereignis.

Besonders gängig sind sie in Marketingagenturen und bei der Vergabe von kreativen Aufträgen.

Sie dienen der besseren Kommunikation und haben den Zweck, Missverständnissen vorzubeugen.

So kommt es am Ende nicht zu Enttäuschungen, wenn grundlegende Aspekte falsch verstanden oder nicht übermittelt wurden.

Wie ein Briefing funktioniert und warum es zum Erfolg eines Kreativ-Auftrags beitragen kann, darum geht es in diesem Beitrag.

Das Briefing – Definition

Was bedeutet eigentlich das Wort „Briefing“?

Das Wort „brief“ (Adjektiv) ist Englisch und bedeutet „kurz“ und „knapp“.
Eine weitere Bedeutung für das Wort ist „to brief“, was „informieren“ oder „einweisen“ bedeutet.

Mit unserem deutschen Wort „Brief“ hat es also nichts zu tun.

Ein Briefing ist eine (meist knappe) Einweisung in ein Thema.

Einsatzgebiete des Briefings

Ein sorgfältiges Briefing ist wichtig für den Erfolg deines Auftrags

Briefings werden in vielen Branchen und Berufszweigen eingesetzt.

Viele Tätigkeiten setzen ein Briefing vor Arbeitsbeginn voraus.

Oft werden dafür auch andere Begriffe verwendet:

  • In Kliniken: Beim Schichtwechsel (Briefing) werden die Krankenpfleger und Ärzte über den aktuellen Stand ihrer Patienten in Kenntnis gesetzt. So ist die aktuelle Schicht immer auf dem Laufenden und kann ihre Patienten optimal versorgen.
  • Beim Militär: Die Einsatzbesprechung (Briefing) sorgt vor einem Einsatz dafür, dass jeder im Team seine Aufgabe oder ein gemeinsames Ziel kennt.
  • Im Cockpit: Das Start-Briefing und Lande-Briefing sind in der Luftfahrt üblich. Hier besprechen der Pilot und sein Co-Pilot den Flugverlauf und verteilen die Aufgaben.
  • In PR-Agenturen: Hier gibt es Mitarbeiter-Briefings, um die Aufträge intern zu koordinieren. Und es gibt Kunden-Briefings, in denen die Inhalte des Kreativ-Auftrags mit dem Kunden abgestimmt werden.

Bedeutung: Warum ist das Briefing so wichtig?

Um bei einem klassischen Einsatzgebiet des Briefings zu bleiben:

Beim Briefing informiert der Kunde den Auftragnehmer über seine Forderungen und Vorstellungen.

Inhalte sind hier zum Beispiel das Ziel des Auftrags, Informationen zur Zielgruppe oder zur Konkurrenz.

Nur wenn du genau weißt, was und wen du mit deinem Kreativ-Auftrag erreichen möchtest, kannst du deine Wünsche auch konkret nennen.

Briefing-Inhalte

Mache dir als Auftraggeber über die nachfolgenden Punkte Gedanken (– vielleicht kannst du diese sogar ausformulieren? Perfekt, damit sind die Weichen für einen erfolgreichen Auftrag gestellt):

  • Informationen über das Produkt / die Dienstleistung (Preis, Funktion, Ausstattung, technische Details, Vorteile vom Produkt, usw.)
  • Für welches Medium erteilst du den Auftrag? (Webseite, Blogbeitrag, E-Mails, Infopost, u.s.w.)
  • Welche Zielgruppe möchtest du ansprechen? (Interessenten, Neukunden, Bestandskunden?)
  • Welches Ziel möchtest du mit deinem Auftrag erreichen? (Imagewerbung, Klicks, Adressen, Aufträge, usw.)
  • Auch wichtig: Sind weitere Aktionen geplant?
  • In welcher Tonalität soll deine Zielgruppe angesprochen werden? (Locker, förmlich, humorvoll? Duzen oder siezen?)
  • Informationen zur Konkurrenz (Was macht die Konkurrenz? Wie kannst du dich abheben?)
  • Wann benötigst du die Arbeit? Gibt es einen  Abgabetermin?

Eine Vorlage erhältst du am Ende des Beitrags.

Die Vorteile eines Briefings

Warum solltest du dir als Auftraggeber eigentlich die Mühe eines Briefings machen? Schließlich hat dein Geschäftspartner viel mehr Erfahrung auf dem Gebiet als du?
Das stimmt. Und eine gute PR-Agentur oder ein guter Texter werden dich niemals allein lassen. Sie werden die richtigen Fragen an dich stellen.
Hier sind die Vorteile einer guten Vorbereitung:

  1. Du wirst dir bereits vor Auftragserteilung darüber klar, was du mit deinem Projekt erreichen willst und kannst diese Ziele klar definieren und mitteilen.
  2. Du übermittelst bereits vor Arbeitsbeginn alle wichtigen Informationen und vermeidest Rückfragen oder unnötige Korrekturschleifen (Zeitfaktor und Frustfaktor).
  3. Dein Geschäftspartner kann deinen Auftrag i. d. R. effektiver, d. h. schneller, ausführen und dies kann sich deutlich in den Kosten niederschlagen: Weniger Zeitaufwand bedeutet eine geringere Endabrechnung (falls du keinen Pauschalpreis vereinbaren konntest).
  4. Leichtere Zielkontrolle und Qualitätskontrolle nach Fertigstellung des Auftrags, da die Erwartungen bereits im Vorfeld schriftlich festgelegt wurden.

Welche Briefing-Arten gibt es?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du deinen Auftragnehmer briefen kannst. Die wichtigsten davon möchte ich dir kurz vorstellen:

  1. Das Rebriefing: Ein Rebriefing ist ein Informations-Update nach dem Briefing. Hier gibt die PR-Agentur oder der Texter ein Feedback an seinen Kunden. An dieser Stelle prüfst du, ob genau alles so verstanden wurde, wie du es gemeint hast. Das ist in der Regel nur bei sehr großen Aufträgen üblich.
  2. Das Update-Briefing: Hiermit kann z. B. eine PR-Agentur ihre Kunden über den Fortschritt des Auftrags auf dem Laufenden halten. Auch ein Update-Briefing kommt nur bei größeren Aufträgen zum Einsatz.
  3. Das Debriefing: Ein Debriefing ist die Besprechung nach Auftragsabschluss. Zum Beispiel nach dem Launch einer Website oder einer Werbekampagne. Hier wird z. B. besprochen, ob die Kampagnenziele erreicht wurden.
  4. Das Kunden-Briefing: Beim Kunden-Briefing übermittelst du als Kunde der Agentur deine Wünsche und Ziele eines Auftrags. Es findet statt, bevor es an die Arbeit geht. Beim Briefing besprichst du die oben angeführten Inhalte. Auf dieser Grundlage schreibt der Texter die Texte, malt der Maler das Bild, usw.
  5. Das interne Briefing: Das interne Briefing beinhaltet die Aufgaben (-verteilung) für die jeweiligen Mitarbeiter (z. B. in einer Werbeagentur).

Briefen musst du nicht immer persönlich – die verschiedenen Kanäle

Briefings finden häufig persönlich statt.
Immer üblicher werden (gerade während der Pandemie) aber auch Briefings über verschiedene andere Kanäle:

  • Telefon (üblich)
  • Video (Skype, FaceTime, usw.)
  • Schriftliche (Post)
  • E-Mail (üblich)
  • Messenger (WhatsApp, Facebook, usw.)

Auf welchem Weg das Briefing stattfindet, hängt vom Auftragsumfang ab. In der Regel ist ein telefonisches Briefing vollkommen ausreichend.

Das moderne Briefing funktioniert über viele verschiedene Kanäle

Der Ablauf eines Briefings

Zuallererst einmal: Es gibt keine Regeln, wie man briefen sollte. Dies ist von Auftrag zu Auftrag unterschiedlich.

Und es hängt auch ein bisschen von den Methoden deines Auftragnehmers ab.

Daher orientiere ich mich in diesem Abschnitt stark an meiner eigenen Vorgehensweise. Diese ist aber unter keinen Umständen in Stein gemeißelt, sondern dienen nur dem Beispiel.

  • Beim ersten Kontakt mit der Agentur oder dem Texter besprecht ihr Grundsätzliches: Wünsche, Kosten, Abgabetermin.
  • Manche Agenturen werden dann einen persönlichen Termin oder einen Telefontermin mit dir vereinbaren, um die Details des Auftrags zu besprechen. Ich persönlich arbeite mit Briefing-Fragebögen: Nachdem Grundsätzliches geklärt ist, erhalten meine Kunden einen Fragebogen, den sie ganz in Ruhe ausfüllen und mir zurückschicken können.
  • Auf dieser Grundlage findet eine Telefon-Besprechung statt. Hier besprechen wir Details oder letzte Unklarheiten. Ich habe die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen und dafür zu sorgen, dass ich alles genau so verstanden habe, wie mein Kunde es beabsichtigt.
  • Bei größeren Aufträgen erstelle ich ein schriftliches Re-Briefing, das ich dem Kunden per E-Mail zukommen lasse. Es dient nur der Kontrolle und Sicherheit für den Kunden.

Wie du Geld sparst, wenn du gut briefst …

Ein gutes Briefing spart Geld
Das Hineinversetzen in dich als Unternehmer und in deine Zielgruppe gelingt mit einem guten Briefing leicht und ermöglicht eine rasche und flüssige Auftragsausführung.

Die Zeit, die der Auftragnehmer spart, weil er mit allen nötigen Informationen versorgt ist, sparst du am Ende an Geld: Die Endabrechnung fällt aufgrund des geringeren Zeitaufwands geringer aus.

Zusammenfassung

Ein Briefing ist eine kurze Einweisung in einen Auftrag oder in ein bevorstehendes Ereignis.

Es dient der Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und beinhaltet detaillierte Informationen, um den Auftrag auszuführen.

Ein gutes Briefing ist entscheidend für den Erfolg des Kreativ-Auftrags.

Ein guter Texter oder eine gute PR-Agentur wird dich beim Briefing an die Hand nehmen und durch Rückfragen ganz genau herausfinden, was du dir als Auftraggeber wünschst.

Welche Erfahrungen hast du mit Briefings gemacht?


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Autorenprofil

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Nadine Schadt
Ich bin Nadine Schadt, Werbetexterin (BPWD/TC) und freie Texterin für eBooks und Online-Beiträge.

Ich helfe dir, dein Know-how auf deine Webseite zu bringen.

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